Jak założyć działalność gospodarczą?

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najczęściej wybierana forma prowadzenia biznesu w Polsce. Jest szczególnie atrakcyjna dla tych, którzy chcą samodzielnie zarządzać swoimi przedsięwzięciami bez potrzeby zakładania spółki czy zatrudniania współpracowników. Taka forma działalności pozwala na szybkie rozpoczęcie biznesu oraz swobodę w podejmowaniu decyzji, co jest niezwykle ważne w dynamicznie zmieniającym się środowisku rynkowym. Niemniej jednak, wiąże się to także z pełną odpowiedzialnością za podejmowane decyzje i koniecznością samodzielnego radzenia sobie z wyzwaniami, które mogą się pojawić.

W niniejszym artykule krok po kroku przeprowadzimy Cię przez proces zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej. Omówimy podstawowe formalności, jakie musisz spełnić, aby legalnie rozpocząć działalność, a także wskażemy na potencjalne trudności, z którymi możesz się spotkać. Dowiesz się również, jakie są alternatywne formy prowadzenia działalności, takie jak działalność nierejestrowana, oraz jak Bizky może stać się wsparciem dla tych, którzy nie chcą zakładać własnej firmy, ale potrzebują narzędzi do wystawiania faktur i rozliczania swoich usług.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) to znaczące wyzwanie, zwłaszcza dla młodych przedsiębiorców. Chociaż taka forma działalności zapewnia dużą niezależność i elastyczność, wymaga odwagi oraz zdolności do podejmowania strategicznych decyzji. Już na samym początku przedsiębiorca musi zrozumieć zasady opodatkowania dochodów, sposoby finansowania swojego przedsięwzięcia oraz stworzenia odpowiedniego zaplecza dla firmy. Warto zwrócić uwagę na fakt, że aż 25% nowych jednoosobowych działalności gospodarczych zawiesza lub likwiduje swoją działalność po pierwszym roku funkcjonowania.

Czym jest działalność jednoosobowa?

Zgodnie z Ustawą Prawo Przedsiębiorców, działalność jednoosobowa to „zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły”. Oznacza to, że przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą samodzielnie, ponosząc pełne ryzyko związane z jej funkcjonowaniem, a także czerpiąc z niej wszelkie korzyści finansowe.

Podstawowe cechy działalności jednoosobowej

Cel zarobkowy – jednoosobowa działalność gospodarcza jest nastawiona na osiąganie zysku. Przedsiębiorca podejmuje różne działania, takie jak sprzedaż produktów czy świadczenie usług, z głównym celem generowania dochodów. Bez nastawienia na zysk działalność gospodarcza traciłaby sens, a jej prowadzenie stawałoby się nieopłacalne.

Charakter zorganizowany – działalność jednoosobowa charakteryzuje się zorganizowanym podejściem do prowadzenia firmy. Przedsiębiorca może wynajmować pomieszczenia, zatrudniać pracowników, prowadzić działania marketingowe i zarządzać finansami. Wszystkie te działania muszą być dobrze zaplanowane i skoordynowane, aby firma mogła efektywnie funkcjonować.

Ciągłość działania – prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej wymaga regularnego podejmowania działań zmierzających do osiągnięcia określonych celów. Przedsiębiorca nie może pozwolić sobie na długie przerwy w działalności, ponieważ mogłoby to negatywnie wpłynąć na stabilność finansową firmy oraz relacje z klientami.

Działalność we własnym imieniu – przedsiębiorca sam zarządza firmą i podejmuje wszelkie decyzje związane z jej prowadzeniem. Oznacza to, że ponosi pełne ryzyko związane z działalnością gospodarczą, ale jednocześnie czerpie wszystkie korzyści z jej sukcesów. Taka forma działalności daje dużą swobodę w podejmowaniu decyzji, ale również wymaga odpowiedzialności i umiejętności zarządzania.

Wyzwania związane z działalnością jednoosobową

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej niesie ze sobą szereg wyzwań. Młodzi przedsiębiorcy często muszą zmierzyć się z trudnościami związanymi z pozyskaniem finansowania na rozwój firmy. Konieczne jest także zrozumienie i zastosowanie przepisów podatkowych, co może być skomplikowane i czasochłonne.

Kolejnym wyzwaniem jest zarządzanie czasem i zasobami. W przypadku JDG przedsiębiorca często samodzielnie wykonuje większość zadań, co wymaga dobrej organizacji pracy i umiejętności zarządzania czasem. Ważne jest również utrzymanie płynności finansowej i kontrola kosztów, aby firma mogła działać efektywnie i osiągać zyski.

Możliwości i korzyści

Mimo licznych wyzwań, prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej ma również wiele zalet. Przede wszystkim daje przedsiębiorcy dużą niezależność i swobodę działania. Możliwość podejmowania samodzielnych decyzji pozwala na elastyczne dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych i szybką reakcję na potrzeby klientów.

Jednoosobowa działalność gospodarcza może być również mniej kosztowna w prowadzeniu niż większe formy organizacyjne. Przedsiębiorca nie musi ponosić kosztów związanych z zatrudnieniem kadry zarządzającej, a także może korzystać z uproszczonych form opodatkowania.

1. Wybór formy działalności

Decyzja o wyborze formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej jest kluczowym krokiem, który determinuje sposób funkcjonowania firmy, zakres odpowiedzialności właścicieli oraz wymagania formalne. Najpopularniejsze formy działalności gospodarczej to:

jednoosobowa działalność gospodarcza – jest to najczęściej wybierana forma ze względu na swoją prostotę i niewielkie wymagania formalne. Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania firmy.

Spółka cywilna – forma ta jest odpowiednia dla osób, które chcą prowadzić działalność we współpracy z innymi. Spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej, a wspólnicy odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki.

Spółki handlowe – obejmują różne formy prawne, takie jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), spółka jawna, spółka komandytowa i inne. Spółka z o.o. jest szczególnie popularna, ponieważ ogranicza odpowiedzialność właścicieli do wysokości wniesionego kapitału.

2. Wybór PKD

Wybór odpowiedniego kodu Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) jest niezbędny do precyzyjnego określenia rodzaju prowadzonej działalności. PKD jest systemem klasyfikacji działalności gospodarczej, który ułatwia identyfikację i ewidencję przedsiębiorstw. Wybór właściwego kodu PKD można dokonać na stronie Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), gdzie dostępna jest pełna lista kodów wraz z opisami.

3. Rejestracja działalności w CEIDG

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej odbywa się online na stronie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Można to także zrobić osobiście w urzędzie gminy lub miasta. W formularzu CEIDG-1 należy podać m.in.:

• dane osobowe i adresowe
• datę rozpoczęcia działalności
• wybrany kod PKD
• formę opodatkowania
• adres siedziby firmy

4. Rejestracja w ZUS

Po zarejestrowaniu działalności w CEIDG, automatycznie następuje zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Przedsiębiorca musi jednak wypełnić dodatkowe formularze ZUS, w zależności od sytuacji:

ZUS ZUA – jeżeli działalność gospodarcza będzie jedynym źródłem dochodu.

ZUS ZZA – jeżeli przedsiębiorca jest również zatrudniony na umowę o pracę lub posiada inne źródła ubezpieczenia.

5. Uzyskanie numeru REGON i NIP

REGON – numer REGON jest nadawany przez Główny Urząd Statystyczny (GUS). Po zarejestrowaniu działalności w CEIDG numer REGON jest przyznawany automatycznie.

NIP – numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) jest również nadawany automatycznie po rejestracji w CEIDG.

6. Konto bankowe

Posiadanie osobnego konta bankowego dla działalności gospodarczej jest zalecane, chociaż nie jest obowiązkowe dla jednoosobowej działalności gospodarczej. Dla spółek jest to jednak wymóg prawny.

7. Księgowość

Prowadzenie księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej jest konieczne nie tylko ze względu na obowiązki prawne i podatkowe, ale także z punktu widzenia dobrego zarządzania finansami firmy. Księgowa może pomóc w uniknięciu błędów, które mogą być kosztowne, oraz wspierać przedsiębiorcę w skomplikowanych aspektach prawno-finansowych. Wsparcie księgowe jest potrzebne na etapie zakładania działalności kiedy należy zadecydować o wyborze formy opodatkowania, zgłoszeniu do ZUS, zgłoszeniu do VAT i innych aspektach finansowych.
Jeżeli zdecydujesz się wystawiać faktury przez Bizky zamiast otwierać działalność, nie będziesz potrzebować wsparcia księgowego. To Bizky zajmuje się kontrolą rozliczeń i księgowości.

8. Zgłoszenie VAT

Jeśli planujesz prowadzić działalność, która wymaga rejestracji jako podatnik VAT, musisz złożyć formularz VAT-R do urzędu skarbowego. Rejestracja jako podatnik VAT może być obowiązkowa lub dobrowolna, w zależności od rodzaju działalności i wysokości obrotów.

9. Zezwolenia i koncesje

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, może być konieczne uzyskanie dodatkowych zezwoleń, licencji lub koncesji. Przykłady to zezwolenie na sprzedaż alkoholu, prowadzenie apteki, transport drogowy i inne.

10. Inne obowiązki

PIP – w przypadku zatrudniania pracowników, konieczne jest zgłoszenie firmy do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).

Sanepid – działalność związana z żywnością wymaga zgłoszenia do Sanepidu, który nadzoruje kwestie związane z higieną i bezpieczeństwem żywności.

RODO – każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą jest zobligowany do przestrzegania przepisów w zakresie przetwarzania danych osobowych. Zbiory przetwarzania danych muszą być zgłoszone do UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych)

Te kroki stanowią ogólny zarys procedury zakładania działalności gospodarczej w Polsce. Każdy etap wymaga dokładnego zapoznania się z obowiązującymi przepisami i ewentualnego skonsultowania się ze specjalistą, aby zapewnić zgodność z obowiązującym prawem.

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w Polsce jest stosunkowo prostym procesem, zarówno pod względem czasowym, jak i finansowym.

Czas trwania:

Rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej) jest darmowa i można ją wykonać online lub osobiście w urzędzie gminy. Proces rejestracji online trwa zaledwie kilka minut, a działalność można założyć w ten sam dzień, jeśli wszystkie dokumenty są poprawnie wypełnione.

• NIP i REGON  Podczas rejestracji działalności gospodarczej automatycznie otrzymujesz numer NIP (jeśli go jeszcze nie masz) oraz numer REGON. Cały proces nadania tych numerów jest automatyczny i zazwyczaj trwa 1-3 dni.
• ZUS Po rejestracji działalności, masz 7 dni na zgłoszenie się do ZUS jako płatnik składek. Można to zrobić równocześnie z rejestracją działalności w CEIDG, wypełniając odpowiednie formularze.
• VAT Jeśli zamierzasz być płatnikiem VAT, musisz zarejestrować się na formularzu VAT-R. Proces rejestracji w VAT może trwać od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od obciążenia urzędu skarbowego.

Koszty:

• Rejestracja działalności w CEIDG jest darmowa. Nie ma opłat związanych z samym założeniem działalności gospodarczej.
• Koszt rejestracji do VAT – rejestracja VAT-R jest bezpłatna od 2021 roku, kiedy to zniesiono opłatę w wysokości 170 zł.
• Koszt prowadzenia działalności – po rozpoczęciu działalności, musisz liczyć się z kosztami stałymi, takimi jak:

– składki ZUS –  składka na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne jest obowiązkowa. Wysokość składek zależy od tego, czy korzystasz z preferencyjnych składek (tzw. „Mały ZUS”) przez pierwsze dwa lata działalności, czy płacisz pełne składki.
– Mały ZUS 2024 – około 376 zł miesięcznie za ubezpieczenia społeczne, + składka zdrowotna (obecnie około 381 zł, ale może się zmieniać w zależności od minimalnego wynagrodzenia).
– Pełny ZUS 2024 –  około 1418 zł miesięcznie za wszystkie składki, w tym składkę zdrowotną.
– Księgowość –  jeśli zdecydujesz się na skorzystanie z usług biura rachunkowego, koszt prowadzenia księgowości może wynosić od 100 do 300 zł miesięcznie, w zależności od zakresu usług i regionu.

Dodatkowe koszty:
– opłaty skarbowe: nie są wymagane przy rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej, ale mogą pojawić się w przyszłości, np. przy rejestracji zmiany danych.
– koszty związane z działalnością: mogą wystąpić opłaty związane z wynajmem lokalu, zakupem wyposażenia, oprogramowania, czy ubezpieczeniem działalności.

Podsumowując, rejestracja działalności zajmuje kilka minut do kilku dni (online). Koszt założenia działalności gospodarczej wynosi 0zł (bezpłatna rejestracja w CEIDG i VAT-R).

Osoba prowadząca działalność gospodarczą ma do wyboru jedną z trzech form opodatkowania podatku dochodowego, które są opisane poniżej.

Istotne jest, że jeśli świadczysz usługi w ramach B2B na rzecz dotychczasowego pracodawcy (w roku bieżącym i poprzedzającym), nie możesz wybrać opodatkowania w formie podatku liniowego ani ryczałtu, ani korzystać z ulg ZUS (ulga na start i mały ZUS).

Skala podatkowa

Opodatkowanie według skali podatkowej obejmuje kwotę wolną od podatku w wysokości 30 000 zł dochodu. Powyżej tej kwoty, do progu 120 000 zł, obowiązuje stawka 12%, natomiast od nadwyżki stawka wynosi 32%. Każdy dochód jest obciążony składką zdrowotną w wysokości 9%. Ta forma opodatkowania nie jest korzystna przy wysokich dochodach.

Podatek liniowy

Podatek liniowy wynosi 19% (bez kwoty wolnej) plus 4,9% składki zdrowotnej. Można zaliczyć składkę zdrowotną do kosztów uzyskania przychodów (KUP) do kwoty 10 200 zł, co jest korzystniejsze.

W przypadku zasad ogólnych i podatku liniowego, minimalna wysokość składki zdrowotnej w 2023 roku wynosiła od stycznia do czerwca 314,10 zł, a za pozostałe miesiące 324 zł.

Ryczałt

W przypadku ryczałtu podstawą opodatkowania jest przychód, co odróżnia go od skali podatkowej i podatku liniowego, gdzie podstawą opodatkowania jest dochód. Stawka podatku ryczałtowego zależy od rodzaju wykonywanych czynności i jest określona w art. 12 ustawy o podatku zryczałtowanym.

Oprócz podatku należy również zapłacić składkę zdrowotną, której wysokość zależy od wysokości przychodów w trzech przedziałach. W 2023 roku miesięczne składki wynosiły:

Do 60 000 zł: 376,16 zł

Od 60 000 do 300 000 zł: 626,93 zł

Powyżej 300 000 zł: 1 128,48 zł

Wysokość składki zdrowotnej jest ustalana na rok podatkowy i zmienia się co roku w oparciu o wzrost przeciętnego wynagrodzenia. Podstawą opodatkowania i naliczania składki zdrowotnej jest przychód pomniejszony o zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne oraz 50% zapłaconej składki zdrowotnej.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest popularny w wielu branżach. Oto niektóre z nich wraz z odpowiednimi stawkami podatkowymi:

• handel detaliczny i hurtowy: 3%
• gastronomia: 3%
• usługi transportowe (transport osób i towarów): 5,5%
• usługi budowlane: 5,5%
• usługi informatyczne: 8,5%
• fryzjerstwo: 8,5%
• usługi medyczne (lekarze, dentyści, pielęgniarki): 14%
• usługi prawne: 17%
• działalność w zakresie wolnych zawodów (np. adwokaci, architekci): 20%

Zalety prowadzenia działalności gospodarczej:

1. Niezależność i autonomiczność:

• możliwość samodzielnego podejmowania decyzji.
• brak bezpośredniego przełożonego.

2. Elastyczność czasu pracy:

• samodzielne ustalanie godzin pracy.
• możliwość dostosowania grafiku do prywatnych potrzeb.

3. Możliwość wyższych zarobków:

• potencjalnie wyższe dochody niż na etacie, zwłaszcza przy sukcesie biznesu.
• brak górnego limitu zarobków.

4. Realizacja własnych pomysłów i pasji:

• możliwość realizacji własnych wizji i pomysłów.
• satysfakcja z rozwijania własnego biznesu.

5. Ulgi podatkowe i korzyści finansowe:

• możliwość korzystania z różnych ulg podatkowych.
• możliwość odpisów od kosztów uzyskania przychodu.

6. Budowanie własnej marki:

• kreowanie własnej marki i reputacji na rynku.
• budowanie relacji z klientami.

7. Różnorodność i wyzwania:

• możliwość pracy nad różnymi projektami i ciągłe zdobywanie nowych umiejętności.
• satysfakcja z pokonywania wyzwań i rozwiązywania problemów.

Wady prowadzenia działalności gospodarczej:

1. Ryzyko finansowe:

• ryzyko utraty zainwestowanego kapitału
• niestabilne dochody, zwłaszcza na początku działalności

2. Odpowiedzialność

• odpowiedzialność prawna i finansowa za firmę
• konieczność podejmowania trudnych decyzji

3. Duże obciążenie czasowe

• częsta konieczność pracy poza standardowymi godzinami pracy
• potrzeba zaangażowania i poświęcenia dużej ilości czasu

4. Stres

• stres związany z prowadzeniem firmy
• presja wynikająca z odpowiedzialności za pracowników i klientów

5. Koszty prowadzenia działalności

• podatki, składki ZUS
• konieczność inwestowania w rozwój firmy

6. Biurokracja

• duża ilość formalności i obowiązków administracyjnych
• konieczność znajomości przepisów prawnych i podatkowych

7. Brak stabilności zatrudnienia

• brak gwarancji stałego dochodu
• ryzyko związane z utratą klientów lub kontaktów

Działalność nierejestrowana (lub nierejestrowalna) to forma prowadzenia drobnej działalności gospodarczej, która nie wymaga rejestracji firmy w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Jest to uproszczona forma działalności, która pozwala na legalne zarabianie pieniędzy, ale pod pewnymi warunkami.

Warunki prowadzenia działalności nierejestrowanej:
1. Limit przychodów – przychód z działalności nierejestrowanej nie może przekroczyć 50% minimalnego wynagrodzenia brutto obowiązującego w danym roku. Na przykład, w 2024 roku minimalne wynagrodzenie brutto w Polsce wynosi 4242 zł, co oznacza, że miesięczny przychód z działalności nierejestrowanej nie może przekroczyć 2121 zł.

2. Brak działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy – osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie mogła w ciągu ostatnich 60 miesięcy (5 lat) prowadzić zarejestrowanej działalności gospodarczej. Wyjątkiem są osoby, które prowadziły działalność gospodarczą przez krótki czas, a następnie ją zawiesiły.

3. Rodzaj działalności – działalność nierejestrowana może obejmować proste usługi, drobną sprzedaż, rękodzieło, freelancing itp., ale nie może dotyczyć działalności wymagającej koncesji, zezwoleń lub licencji, np. sprzedaży alkoholu, prowadzenia apteki itp.

Korzyści działalności nierejestrowanej:
– brak obowiązku rejestracji w CEIDG, co oznacza brak formalności związanych z zakładaniem firmy.
– brak składek ZUS – osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie musi płacić składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, co jest znaczną ulgą finansową.
– prosta księgowość – wystarczy prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów, która dokumentuje wysokość zarobków. Nie ma obowiązku prowadzenia pełnej księgowości.
– brak obowiązku płacenia VAT – zazwyczaj działalność nierejestrowana jest zwolniona z VAT (chyba że przedsiębiorca osiągnie przychody przekraczające limit zwolnienia z VAT).

Obowiązki związane z działalnością nierejestrowaną:
1. Podatek dochodowy – dochody z działalności nierejestrowanej podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych, co oznacza, że musisz rozliczyć się z podatku dochodowego w rocznym zeznaniu podatkowym PIT (formularz PIT-36). Należy uwzględnić przychody z działalności nierejestrowanej jako dochód z innych źródeł.
2. Faktury lub rachunki – na żądanie klienta musisz wystawić rachunek lub fakturę, mimo że nie prowadzisz zarejestrowanej działalności gospodarczej.
3. Zgłoszenie do urzędu skarbowego – jeśli osiągniesz limit przychodów, będziesz musiał zarejestrować działalność gospodarczą i spełniać wszystkie obowiązki wynikające z prowadzenia firmy.

Dla kogo działalność nierejestrowana jest dobrym rozwiązaniem?
Działalność nierejestrowana jest idealnym rozwiązaniem dla osób, które chcą spróbować swoich sił w biznesie na małą skalę, np. jako dodatkowe źródło dochodu. To także dobre rozwiązanie dla osób, które chcą przetestować pomysł na biznes przed pełnym jego zarejestrowaniem, bez ponoszenia kosztów związanych z formalną działalnością gospodarczą.

Bizky to platforma stworzona specjalnie dla freelancerów, którzy chcą rozliczać zlecenia bez konieczności prowadzenia działalności gospodarczej. Dzięki Bizky Freelance możesz szybko i łatwo wystawić fakturę, a środki otrzymasz już w ciągu 24 godzin od opłacenia zlecenia przez kontrahenta. Korzystanie z platformy nie wymaga płacenia składek na ZUS ani opłacania abonamentu, co czyni ją najtańszą opcją na rynku. Natomiast opcja Bizky Prime daje możliwość zastąpienia prowadzenia działalności gospodarczej – w stałej cenie 399zł miesięcznie możesz wystawić 10 faktur, odliczać koszty, korzystać z naszej księgowości oraz masz dostęp do benefitów.