10.06.2024 freelance

Dwie popularne formy umów cywilnoprawnych to umowa o dzieło oraz umowa zlecenie. Choć mogą się wydawać podobne, różnią się one pod wieloma względami, co wpływa na sposób realizacji pracy, odpowiedzialność stron oraz kwestie podatkowe i ubezpieczeniowe.

Umowa o dzieło to porozumienie, w którym wykonawca zobowiązuje się do realizacji określonego zadania, prowadzącego do namacalnego rezultatu, w zamian za uzgodnione wynagrodzenie. Przykładem takiej pracy może być zarówno fizyczne wykonanie ogrodzenia, jak i stworzenie oprogramowania. Z kolei umowa zlecenie dotyczy wykonania określonej czynności prawnej, ale bez gwarancji osiągnięcia konkretnego efektu. W obu przypadkach umowy te mają swoje unikalne cechy i regulacje, które determinują ich praktyczne zastosowanie oraz konsekwencje prawne dla obu stron.

W niniejszym artykule omówimy najważniejsze różnice między umową o dzieło a umową zlecenie, zwracając uwagę na aspekty odpowiedzialności, kwestie ubezpieczeniowe oraz zasady wypowiedzenia umowy. Ponadto, przyjrzymy się, jak te formy zatrudnienia są regulowane pod względem podatkowym oraz jak mogą być korzystnie stosowane w praktyce przy użyciu platformy Bizky, która oferuje innowacyjne rozwiązania w zakresie rozliczeń i obsługi pracowników.

Umowa o dzieło jest zawierana między zlecającym który zobowiązuje się do wypłaty uzgodnionego wynagrodzenia a wykonawcą, który oferuje swoje usługi w celu wykonania określonej pracy. Przedmiotem takiej formy zatrudnienia muszą być działania, które prowadzą do konkretnego i namacalnego efektu. Umowa o dzieło często jest nazywana umową rezultatu, ponieważ przedmiotem umowy o dzieło muszą być czynności dające konkretny efekt, może on być materialny jak np. wykonanie ogrodzenia, jak i niematerialny np. stworzenie oprogramowania.

Osoba wykonująca dzieło ponosi pełną odpowiedzialność za rezultat swojego wkładu, w tym za ewentualne błędy w wykonywanej pracy. Jednym z głównych atutów umowy o dzieło jest swoboda w sposobie realizacji zadań – wykonawca może pracować w dowolnym miejscu i czasie, a także powierzyć obowiązki innym osobom, chyba że umowa stanowi inaczej i nakłada ograniczenia.

Kodeks cywilny przewiduje solidarną odpowiedzialność za zlecenie w przypadkach:

• gdy czynność jest zlecona lub wykonywana wspólnie przez kilka osób
• gdy czynność została przekazana przez zleceniobiorcę zastępcy wbrew woli zleceniodawcy (np. pomimo zakazu zawartego w umowie),
• gdy czynność została powierzona zastępcy bez wiedzy zleceniodawcy (art. 738 Kodeksu cywilnego wymaga, aby zleceniobiorca powiadomił zleceniodawcę o zastępstwie oraz o miejscu zamieszkania zastępcy).

Podpisanie umowy zlecenia zobowiązuje zleceniobiorcę do wykonania określonej czynności prawnej w zamian za ustalone wynagrodzenie. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za końcowy wynik działań. Tego rodzaju umowa zakłada, że zleceniobiorca będzie wykonywał zadania osobiście i z należytą starannością.

ZUS

Umowa o dzieło nie wymaga odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, co oznacza, że osoba pracująca na tej podstawie nie ma dostępu do bezpłatnej opieki zdrowotnej, nie może korzystać ze zwolnień lekarskich ani odkładać na emeryturę. Jednakże warto zwrócić uwagę, że konieczne jest zgłoszenie zawarcia umowy o dzieło do ZUS na formularzu RUD

Umowy zlecenia są objęte obowiązkiem odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Jeśli miesięczny dochód zleceniobiorcy (ze wszystkich źródeł ubezpieczenia) przekroczy minimalne wynagrodzenie obowiązujące w danym roku, każda kolejna umowa zlecenia podlega tylko obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Wypowiedzenie w umowie o dzieło i zlecenie

Wykonawca może odstąpić od umowy o dzieło jeśli:

•  jest niezdolny do pracy
•  wskutek zmian, których nie można było przewidzieć, wykonawca chce zwiększyć wynagrodzenie, a zamawiający się nie zgadza
•  do wykonania dzieła potrzebne jest współdziałanie zamawiającego, a tego współdziałania brak (wtedy przyjmujący zamówienie może wyznaczyć zamawiającemu odpowiedni termin z zagrożeniem, iż po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu będzie uprawniony do odstąpienia od umowy).

Zamawiający może odstąpić od umowy o dzieło jeśli:

•  wykonawca opóźnia się z oddaniem dzieła
• wykonawca wykonuje dzieło w sposób wadliwy albo sprzeczny z umową
• wykonujący dzieło nie przeprowadza prac zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem

Umowa zlecenie może zostać wypowiedziana przez obie strony w dowolnym momencie, co skutkuje natychmiastowym jej zakończeniem. Po rozwiązaniu umowy zleceniodawca ma obowiązek zwrócić zleceniobiorcy poniesione przez niego koszty oraz wypłacić mu należną część wynagrodzenia za wykonane dotychczas czynności. Jednakże, jeśli zerwanie umowy nie było uzasadnione ważnym powodem, strona inicjująca musi naprawić powstałą szkodę. Dla zleceniodawcy może to oznaczać stratę związaną z poniesionymi wydatkami lub innymi uszczerbkami majątkowymi spowodowanymi przerwaniem współpracy. Natomiast dla zleceniobiorcy szkoda wynika z utraty wynagrodzenia za niewykonane czynności.

Umowa o dzieło i zlecenie a podatek dochodowy

Zarówno umowy o dzieło, jak i umowy zlecenia podlegają takim samym zasadom opodatkowania. Dla wynagrodzenia brutto do 200 zł obowiązuje stawka podatkowa 17% (zryczałtowany podatek dochodowy), a powyżej tej kwoty obowiązują ogólne zasady opodatkowania. W obu przypadkach istnieje również możliwość zmniejszenia podstawy opodatkowania o koszty uzyskania przychodów według stawek 20% lub 50% (na przykład w przypadku przekazania praw autorskich).

Zatrudnienie w Bizky 

Korzystając z platformy Bizky, pracodawca ma możliwość rozliczenia wkładu swoich pracowników bez konieczności zawierania indywidualnych umów zatrudnienia. Bizky zajmuje się rozliczeniem podatkowym i zgłaszaniem pracowników do ZUS, co eliminuje obciążenia związane z prowadzeniem księgowości wynagrodzeń. Dzięki temu pracodawca może zaoszczędzić na kosztach związanych z zatrudnieniem.

Z kolei pracownicy korzystający z Bizky mogą cieszyć się potencjalnie wyższymi zarobkami, ponieważ nie muszą zakładać własnej działalności gospodarczej ani martwić się o składki ZUS. Dodatkowo, każdy pracownik zatrudniony przez Bizky ma dostęp do różnorodnych benefitów, takich jak prywatne ubezpieczenie zdrowotne, ubezpieczenie emerytalne czy karty sportowe.

Kiedy wybrać umowę o dzieło, a kiedy zlecenie?

W praktyce wybór między umową o dzieło a umową zlecenie powinien zależeć od rodzaju powierzonych obowiązków oraz efektu, którego oczekuje zleceniodawca. Umowa o dzieło sprawdzi się najlepiej w sytuacjach, gdy można jasno zdefiniować konkretny rezultat – np. zaprojektowanie logo, stworzenie strony internetowej, napisanie artykułu, namalowanie obrazu lub opracowanie projektu graficznego.

Z kolei umowa zlecenie będzie odpowiednia w przypadkach, gdy pracownik wykonuje ciągłe czynności o charakterze usługowym, np. obsługę klienta, prowadzenie profili w mediach społecznościowych, sprzątanie, opiekę nad osobą starszą, pomoc administracyjną czy korepetycje.

Ważne: nieprawidłowe przypisanie formy umowy może prowadzić do poważnych konsekwencji – zarówno podatkowych, jak i ubezpieczeniowych. Przykładowo, jeśli umowa o dzieło zostanie zakwestionowana przez ZUS jako faktyczne zlecenie, może to skutkować obowiązkiem zapłaty zaległych składek oraz odsetek przez zleceniodawcę.

Charakterystyka prawna i interpretacje urzędów

Jednym z podstawowych kryteriów rozróżnienia obu umów jest obowiązek wykonania zadań osobiście. Umowa zlecenie z zasady wymaga osobistego wykonania czynności, chyba że strony ustalą inaczej. W przypadku dzieła wykonawca ma większą swobodę – może powierzyć wykonanie dzieła osobom trzecim, jeśli nie zakazano tego w treści umowy.

W interpretacjach organów podatkowych oraz ZUS bardzo często kluczowe znaczenie ma powtarzalność czynności. Jeśli dana osoba przez kilka miesięcy, regularnie, w określonych godzinach świadczy usługi, nawet jeśli formalnie ma umowę o dzieło – urząd może uznać, że to de facto zlecenie, co niesie za sobą konieczność naliczenia składek.

Kwestia kontroli i nadzoru

W relacji cywilnoprawnej dużą rolę odgrywa kwestia nadzoru i kontroli. W przypadku umowy zlecenia zleceniobiorca jest zobowiązany do należytej staranności, ale nie gwarantuje efektu. Zleceniodawca może też nadzorować wykonanie pracy, kontrolować jej przebieg czy wydawać wytyczne.

Z kolei w przypadku umowy o dzieło, wykonawca nie podlega bieżącemu nadzorowi – liczy się tylko efekt końcowy. Zlecający nie ma prawa ingerować w sposób wykonania pracy, może natomiast ocenić jakość rezultatów.

W praktyce oznacza to, że:

• umowa o dzieło to kontrakt na efekt,
• umowa zlecenia to kontrakt na czas i staranność.

Kontrole ZUS – na co zwrócić uwagę?

W ostatnich latach ZUS przeprowadza liczne kontrole w zakresie prawidłowości stosowania umów cywilnoprawnych. Szczególnie często analizowane są:

• umowy o dzieło zawierane cyklicznie, bez precyzyjnego opisu rezultatu,
• umowy, które przypominają stosunek pracy – zawierają elementy podporządkowania i rozliczenia czasu pracy,
• przypadki, gdy pracownik wykonuje to samo zadanie zarówno na etacie, jak i w ramach umowy cywilnoprawnej.

Warto pamiętać, że nawet jeśli umowa została zatytułowana jako „umowa o dzieło”, to ZUS analizuje jej faktyczną treść i sposób realizacji obowiązków. Jeśli urzędnicy uznają, że miało miejsce zlecenie, mogą zażądać składek wstecz – nawet za kilka lat.

Wpływ obu umów na uprawnienia pracownika

Z punktu widzenia osoby wykonującej pracę różnice między umową o dzieło a zleceniem są kluczowe. Umowa o dzieło nie daje żadnych uprawnień ubezpieczeniowych – brak prawa do ubezpieczenia zdrowotnego, zasiłku chorobowego czy emerytury. To oznacza, że wykonawca samodzielnie musi zadbać o swoje zabezpieczenie socjalne, np. poprzez dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne w NFZ lub prywatne pakiety medyczne.

Z kolei umowa zlecenie daje dostęp do świadczeń z ZUS, jeśli odprowadzane są składki (w większości przypadków są one obowiązkowe). Oznacza to, że zleceniobiorca może:

• korzystać z publicznej opieki zdrowotnej,
• iść na zwolnienie lekarskie i otrzymać zasiłek,
• nabywać prawa do emerytury.

Umowy cywilnoprawne a platformy pośredniczące (np. Bizky)

Współpraca z platformą taką jak Bizky rozwiązuje wiele problemów, z którymi mierzą się firmy i freelancerzy pracujący na umowach cywilnoprawnych. Dzięki Bizky można:

• legalnie wystawiać faktury za wykonane usługi bez zakładania firmy,
• uniknąć obowiązku samodzielnego zgłaszania do ZUS (robi to Bizky),
• korzystać z uproszczonych rozliczeń podatkowych (Bizky działa jako płatnik podatku),
• otrzymać dostęp do prywatnych świadczeń (ubezpieczenia, karta sportowa).

Dla pracodawców to oszczędność czasu i ryzyka – zamiast zatrudniać wiele osób na zlecenie lub dzieło, podpisują jedną umowę z Bizky, a platforma formalnie obsługuje całą strukturę wykonawców. To minimalizuje ryzyko nieprawidłowości i kontroli z ZUS.

Umowy cywilnoprawne a kwota wolna od podatku i ulgi

Zarówno osoby pracujące na umowie o dzieło, jak i zlecenie, mogą korzystać z kwoty wolnej od podatku, która w 2024 roku wynosi 30 000 zł rocznie. To oznacza, że jeśli łączne roczne dochody wykonawcy nie przekraczają tej kwoty, nie zapłaci on podatku dochodowego.

Dodatkowo, można zastosować:

• 20% koszty uzyskania przychodu – dla większości usług,
• 50% koszty – np. przy przekazaniu praw autorskich (np. grafik, tekstów, programów).

To pozwala realnie obniżyć wysokość podatku – dlatego tak ważne jest prawidłowe udokumentowanie i ujęcie wynagrodzenia w umowie.

Kiedy warto rozważyć działalność gospodarczą?

Umowy cywilnoprawne są wygodne, ale mają swoje ograniczenia. Jeśli dana osoba wykonuje usługi:

• regularnie i na rzecz wielu podmiotów,
• samodzielnie organizuje sobie pracę i reklamuje się publicznie,
• generuje stałe przychody powyżej 3225 zł/miesięcznie (limit działalności nierejestrowanej),

wówczas może być konieczne założenie działalności gospodarczej. Alternatywą dla JDG jest współpraca z Bizky – która daje te same korzyści formalne, ale bez obowiązku płacenia ZUS i prowadzenia księgowości.

Umowy cywilnoprawne a praca zdalna – jakie wyzwania i możliwości?

Rosnąca popularność pracy zdalnej sprawia, że umowy cywilnoprawne coraz częściej wykorzystywane są do współpracy z osobami spoza siedziby firmy – niezależnie od ich lokalizacji. Umowa o dzieło doskonale sprawdza się w sytuacjach, gdy zleceniobiorca pracuje samodzielnie nad określonym zadaniem, które może wykonać w całości zdalnie – np. przygotowanie projektu graficznego, opracowanie analizy lub stworzenie kampanii reklamowej. Z kolei umowa zlecenie bywa stosowana do zdalnej obsługi klienta, prowadzenia mediów społecznościowych czy zadań administracyjnych. W obu przypadkach kluczowe jest precyzyjne określenie zakresu zadań oraz narzędzi komunikacji. Praca zdalna może jednak rodzić wątpliwości dotyczące miejsca opodatkowania (np. przy współpracy międzynarodowej) lub czasu pracy, jeśli strony nie ustalą jasnych zasad. Dlatego przy zawieraniu umów cywilnoprawnych warto uwzględnić specyfikę pracy zdalnej w treści umowy – np. obowiązek raportowania postępów lub użycie określonych narzędzi (Slack, Zoom, Trello).

Jaką umowę wybrać? Perspektywa pracodawcy i działu HR

Z punktu widzenia przedsiębiorcy lub działu HR wybór między umową o dzieło a umową zlecenie nie powinien być przypadkowy – musi wynikać ze specyfiki wykonywanych zadań, ale też z analizy ryzyka prawnego i podatkowego. Umowa o dzieło jest korzystniejsza pod względem kosztowym, ponieważ nie wymaga opłacania składek ZUS. Jednak jej stosowanie w przypadkach, które faktycznie powinny być uregulowane jako zlecenie lub umowa o pracę (np. w przypadku ciągłości pracy, podporządkowania i braku konkretnego rezultatu), może zostać zakwestionowane przez ZUS lub urząd skarbowy. W razie kontroli może dojść do zakwalifikowania takiej umowy jako zlecenie lub nawet stosunek pracy, co wiąże się z obowiązkiem zapłaty zaległych składek oraz ewentualnych kar.

Z kolei umowa zlecenie, choć droższa z perspektywy kosztów zatrudnienia, daje większe bezpieczeństwo prawne i elastyczność – szczególnie w długoterminowych relacjach z freelancerami lub przy projektach wymagających bieżącego zaangażowania wykonawcy. Dodatkowo, zleceniobiorcy objęci są ubezpieczeniem zdrowotnym i społecznym, co może być korzystne dla obu stron – również z wizerunkowego punktu widzenia firmy.

W praktyce optymalnym podejściem może być stosowanie obiegu hybrydowego, czyli łączenia umów cywilnoprawnych w zależności od charakteru konkretnych zadań. W tym kontekście pomocne są narzędzia takie jak Bizky, które umożliwiają łatwe zarządzanie różnymi formami współpracy, zapewniając zgodność z przepisami i minimalizując ryzyko formalne.