08.09.2025 rozliczenia

Bizky to nowoczesne rozwiązanie, które zmienia zasady gry dla osób pracujących na zasadach B2B. Dzięki niemu możesz wystawiać faktury bez potrzeby zakładania działalności gospodarczej i uniknąć kosztownych składek ZUS. Rozliczanie z klientami odbywa się na wyjątkowo korzystnym 6-procentowym podatku dochodowym, co sprawia, że więcej pieniędzy zostaje w Twojej kieszeni.

Bizky upraszcza formalności, oszczędza Twój czas i pozwala skupić się na pracy, zamiast na papierkowej robocie. To idealne rozwiązanie dla osób, które cenią wygodę, prostotę i chcą maksymalizować swoje dochody. Przekonaj się, jak łatwe i opłacalne może być prowadzenie współpracy B2B z Bizky!

Sprawdź, ile więcej możesz zarabiać, rozliczając się z Bizky, dzięki naszemu kalkulatorowi B2B.

Osoba fizyczna a działalność gospodarcza

Osoby fizyczne w Polsce mogą prowadzić działalność zarobkową bez konieczności rejestrowania firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Oznacza to, że mogą wykonywać różnego rodzaju prace na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło, bez formalnego zakładania działalności gospodarczej. Takie umowy są powszechnie stosowane w przypadku prac jednorazowych lub okazjonalnych, które nie spełniają kryteriów ustawowych dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej, jak np. prowadzenie działalności w sposób zorganizowany i ciągły.

W praktyce oznacza to, że osoba fizyczna może świadczyć usługi lub dostarczać produkty, nie będąc przedsiębiorcą. Jednak w sytuacjach, gdy zleceniodawca, z którym współpracuje taka osoba, prosi o wystawienie faktury VAT, może pojawić się pewna niejasność dotycząca tego, czy osoba fizyczna ma do tego prawo.

Zasadniczo, osoba fizyczna, która nie jest zarejestrowana w CEIDG jako przedsiębiorca, nie może wystawiać faktur VAT. Faktura VAT jest dokumentem, który mogą wystawiać jedynie podatnicy VAT, a więc osoby lub podmioty prowadzące działalność gospodarczą i zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT. Wystawianie faktur VAT wiąże się z koniecznością rozliczania podatku od towarów i usług, co jest obowiązkiem przedsiębiorców.

Jeśli jednak osoba fizyczna chce wystawić dokument potwierdzający wykonanie usługi lub dostarczenie towaru, może wystawić rachunek, który nie zawiera podatku VAT. Rachunek taki pełni funkcję dowodu księgowego, podobnie jak faktura, ale jest on dedykowany osobom, które nie prowadzą działalności gospodarczej i nie są podatnikami VAT.

Warto również zaznaczyć, że osoby fizyczne, które regularnie świadczą usługi lub sprzedają towary na większą skalę, mogą być zobligowane do rejestracji działalności gospodarczej, jeśli ich działalność spełnia kryteria ustawowe. W takim przypadku, po zarejestrowaniu działalności w CEIDG, osoba fizyczna zyskuje prawo do wystawiania faktur VAT i staje się podatnikiem VAT, jeśli jej obroty przekraczają określony limit lub jeśli zdecyduje się na dobrowolną rejestrację do VAT.

Czy osoba fizyczna może wystawić fakturę?

W praktyce często pojawia się pytanie, czy osoba fizyczna może wystawić fakturę bez rejestracji firmy. Odpowiedź brzmi: tak — można wystawić fakturę (bez VAT) potwierdzającą wykonanie usługi lub dokonanie dostawy towaru, ale faktury VAT wystawiają wyłącznie podatnicy prowadzący działalność gospodarczą zarejestrowani jako podatnik VAT (czynny). Wynika to z ustawy o VAT: podatnikami VAT są podmioty wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą (w rozumieniu przepisów), a więc z reguły przedsiębiorcy wpisani do CEIDG lub inne podmioty spełniające kryteria.

Kiedy powstaje obowiązek wystawienia faktury

Po stronie sprzedawcy obowiązek wystawienia faktury powstaje m.in. na żądanie kupującego złożone do 3 miesięcy od końca miesiąca dnia wykonania usługi albo dnia wydania towaru. Na dokumencie umieść datę wystawienia, kolejny numer, strony transakcji oraz zakres świadczenia. Jeżeli nie jesteś VAT-owcem, wystawiasz zwykłą fakturę/rachunek bez podatku — nie jest to faktura VAT.

Wystawianie faktur z Bizky

Jeśli osoba fizyczna chce wystawiać faktury VAT bez konieczności rejestrowania firmy, może skorzystać z nowoczesnego rozwiązania, jakim jest  Bizky. Ten innowacyjny portal dedykowany jest freelancerom oraz osobom, które chcą świadczyć usługi lub sprzedawać produkty, unikając przy tym złożonych formalności związanych z rejestracją działalności gospodarczej. Bizky umożliwia wystawianie faktur VAT w sposób zgodny z przepisami prawa, jednocześnie dbając o wszystkie aspekty prawne i podatkowe związane z takimi transakcjami.

Działalność Bizky polega na tym, że serwis pełni rolę pośrednika pomiędzy freelancerem a jego klientem. Dzięki temu freelancer nie musi samodzielnie zajmować się formalnościami związanymi z zawieraniem umów, wystawianiem faktur czy rozliczeniami podatkowymi. Zamiast tego, Bizky jako podmiot trzeciorzędny formalizuje umowę, która jest zawierana zarówno z klientem, jak i z freelancerem. W praktyce oznacza to, że wszystkie formalności są realizowane przez Bizky, co znacząco ułatwia proces rozliczeń i jednocześnie zabezpiecza płatności.

Jedną z największych zalet korzystania z Bizky jest fakt, że osoba korzystająca z serwisu nie prowadzi działalności gospodarczej w tradycyjnym sensie, a jednocześnie ma możliwość wystawiania faktur VAT bez jakichkolwiek ograniczeń dotyczących wysokości przychodów. To szczególnie korzystne rozwiązanie dla osób, które nie chcą bądź nie mogą prowadzić zarejestrowanej działalności gospodarczej, a jednak pragną zachować pełną legalność swoich działań oraz możliwość wystawiania faktur VAT, które są często wymagane przez klientów biznesowych.

Dodatkową korzyścią jest brak obowiązku opłacania składek na ZUS, co jest istotnym aspektem dla osób, które chcą uniknąć wysokich kosztów stałych związanych z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej. W ten sposób Bizky umożliwia osobom fizycznym pełne wykorzystanie potencjału pracy na własny rachunek, bez obaw o formalności podatkowe czy koszty związane z rejestracją firmy. Dzięki temu, osoby korzystające z Bizky mogą skoncentrować się na rozwijaniu swojej działalności, jednocześnie czerpiąc korzyści z elastyczności i bezpieczeństwa.

Wystawienie faktury VAT przez pośrednika

Z Bizky wystawienie faktury VAT odbywa się przez podmiot-pośrednika: platforma formalizuje relację i wystawia dokument zgodny z przepisami ustawy o VAT, a rozliczenia (w tym podatek VAT) leżą po stronie Bizky. Ty otrzymujesz wypłatę po potrąceniu 6% podatku dochodowego — bez rejestracji w CEIDG i bez ZUS. To rozwiązanie usuwa niejasności, gdy kontrahent prosi o wystawienie faktury z VAT.

Faktura VAT bez rejestracji firmy

Aby wystawić fakturę VAT, osoba fizyczna musi spełnić kilka kluczowych wymagań, w tym zarejestrowanie się jako podatnik VAT poprzez złożenie odpowiedniego formularza VAT-R w urzędzie skarbowym. Proces ten jest niezbędny, aby uzyskać formalny status podatnika VAT, który uprawnia do wystawiania faktur VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. Rejestracja ta jest obowiązkowa dla osób, które prowadzą działalność gospodarczą, i obejmuje różne etapy, takie jak uzyskanie numeru NIP oraz złożenie odpowiednich deklaracji podatkowych.

Należy jednak zaznaczyć, że nie każda osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą musi być płatnikiem VAT. Osoby te mogą skorzystać ze zwolnienia z VAT, jeśli spełniają określone warunki. Jednym z głównych kryteriów zwolnienia jest nieprzekroczenie rocznego limitu przychodów, który obecnie wynosi 200 tysięcy złotych. Oznacza to, że jeśli roczne przychody osoby fizycznej z tytułu prowadzonej działalności nie przekroczą tej kwoty, mogą one uniknąć obowiązku rejestracji jako podatnik VAT i tym samym nie muszą wystawiać faktur VAT.

Dodatkowo, pewne rodzaje działalności są z mocy prawa zwolnione z VAT, niezależnie od wysokości osiąganych przychodów. Przykłady takich działalności to niektóre usługi edukacyjne, takie jak kursy językowe, oraz usługi medyczne, w tym opieka zdrowotna świadczona przez lekarzy i pielęgniarki. W praktyce oznacza to, że osoby prowadzące tego typu działalność mogą świadczyć usługi bez konieczności rejestrowania się jako płatnik VAT i bez wystawiania faktur VAT, co znacząco upraszcza prowadzenie działalności i zmniejsza obciążenia administracyjne.

Zwolnienie podmiotowe i kiedy nie zadziała

Limitem dla zwolnienia podmiotowego w ustawie o VAT jest 200 000 zł sumy wartości sprzedaży netto w roku. Zwolnienie nie obejmuje części branż (np. prawnicze, doradcze, jubilerskie) — wtedy nawet przy niskich obrotach trzeba być podatnikiem VAT czynnym i stosować poszczególne stawki podatku. Gdy nie chcesz wchodzić w VAT i pełne obowiązki rejestracyjne, skorzystanie z Bizky rozwiązuje temat dokumentowania sprzedaży dla firm.

Rachunki jako alternatywa dla faktur

Rachunki jako alternatywa dla faktur VAT są stosowane głównie przez osoby fizyczne, które nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT, a ich działalność nie podlega obowiązkowi rozliczania tego podatku. Wystawianie rachunków jest prostszą i mniej sformalizowaną formą dokumentowania sprzedaży towarów lub świadczenia usług, co czyni je wygodnym narzędziem dla małych przedsiębiorców, freelancerów czy osób prowadzących działalność gospodarczą na niewielką skalę. W przypadku takich osób, rachunek stanowi pełnoprawny dokument potwierdzający transakcję handlową.

Rachunek, podobnie jak faktura VAT, musi zawierać określone informacje, które są istotne dla prawidłowego przebiegu transakcji. Do podstawowych danych, które muszą znaleźć się na rachunku, zaliczają się:

• imiona i nazwiska sprzedawcy oraz nabywcy, co pozwala na identyfikację stron transakcji,
• adresy obu stron, które są niezbędne w celu precyzyjnego określenia podmiotów dokonujących wymiany handlowej,
• data wystawienia rachunku, wskazująca, kiedy dokument został sporządzony,
• numer rachunku, który służy do identyfikacji dokumentu i umożliwia jego łatwe odnalezienie w przyszłości,
• szczegóły dotyczące przedmiotu transakcji, takie jak ilość sprzedanych towarów lub wykonanych usług, co zapewnia jasność co do tego, co było przedmiotem sprzedaży,
• ceny jednostkowe sprzedanych towarów lub usług, które pomagają w zrozumieniu, jak została obliczona całkowita kwota należności,
• suma do zapłacenia, czyli ostateczna kwota, jaką nabywca zobowiązany jest uiścić na rzecz sprzedawcy.

W przeciwieństwie do faktur VAT, rachunki są znacznie uproszczone i nie wymagają podawania dodatkowych informacji, takich jak numery NIP stron transakcji czy stawki podatku VAT. Dzięki temu ich sporządzenie zajmuje mniej czasu i jest łatwiejsze dla osób, które nie są zobowiązane do stosowania pełnej księgowości. Brak konieczności rozliczania VAT-u oznacza także, że na rachunku nie pojawiają się informacje o tym podatku, co może być dodatkową korzyścią dla małych firm, które nie muszą uwzględniać go w swoich rozliczeniach.

Rachunki są popularnym rozwiązaniem w przypadku transakcji pomiędzy osobami prywatnymi oraz w niektórych formach działalności gospodarczej, gdzie formalności związane z fakturami VAT mogą być zbędnym obciążeniem. W wielu przypadkach, rachunki w zupełności wystarczają do udokumentowania sprzedaży lub wykonanej usługi, zapewniając jednocześnie przejrzystość i prostotę w rozliczeniach.

Rachunek a faktura elektroniczna

Rachunek może mieć formę faktury elektronicznej (np. PDF). W treści trzymaj podstawy: strony i adresy sprzedawcy/nabywcy, opis towarów lub wykonanych usług, ilość, cenę jednostkową i sumę do zapłaty. To w pełni wystarczający rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży u osób, które nie są VAT-owcami.

Działalność nierejestrowana

Forma prowadzenia działalności gospodarczej dostępna dla osób fizycznych, która pozwala na wykonywanie drobnych usług lub sprzedaży towarów bez konieczności rejestracji firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Aby móc skorzystać z tej formy działalności, konieczne jest spełnienie określonych warunków. Przede wszystkim, miesięczny przychód z działalności nierejestrowanej nie może przekroczyć 75% minimalnego wynagrodzenia brutto obowiązującego w danym roku kalendarzowym. Przekroczenie tego limitu obliguje do zarejestrowania działalności gospodarczej.

Kolejnym istotnym wymogiem jest to, że osoba, która chce prowadzić działalność nierejestrowaną, nie mogła prowadzić działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy przed rozpoczęciem działalności nierejestrowanej. Warunek ten ma na celu umożliwienie startu w biznesie osobom, które nie mają dużego doświadczenia lub chcą spróbować swoich sił w małej skali, bez konieczności ponoszenia kosztów związanych z formalną rejestracją firmy.

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mogą wystawiać rachunki lub faktury, jednakże nie są one płatnikami podatku VAT, co oznacza, że na wystawianych dokumentach nie muszą wykazywać tego podatku. Ważne jest jednak, aby pamiętać, że mimo braku obowiązku rejestracji firmy, dochody uzyskane z działalności nierejestrowanej podlegają opodatkowaniu. Osoba prowadząca taką działalność jest zobowiązana do uwzględnienia uzyskanych przychodów w rocznym zeznaniu podatkowym PIT, a także do zapłaty należnego podatku dochodowego od osób fizycznych.

Działalność nierejestrowana stanowi korzystną opcję dla osób, które chcą dorobić do swojego dochodu lub przetestować pomysł na biznes bez ponoszenia ryzyka związanego z pełną formalizacją działalności. Jednakże, aby móc w pełni korzystać z tej możliwości, warto dokładnie zapoznać się z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz regularnie monitorować wysokość swoich przychodów, aby nie przekroczyć ustawowego limitu, co mogłoby wiązać się z koniecznością rejestracji działalności gospodarczej i ponoszeniem związanych z tym obowiązków.

Cechy działalności gospodarczej a ryzyko rejestracji

Jeśli Twoje działania nabierają cech prowadzenia działalności gospodarczej (ciągłość, zorganizowanie, marketing, strona www), urząd skarbowy może uznać, że faktycznie prowadzisz działalność gospodarczą i wezwać do rejestracji. Wtedy przy sprzedaży B2B pojawia się także pytanie o VAT i sposób dokumentowania.

Jak wystawić rachunek jako osoba fizyczna?

Osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej i nie jest płatnikiem VAT, może wystawić rachunek jako dokument potwierdzający sprzedaż towaru lub wykonanie usługi. Rachunek ten pełni funkcję dowodu księgowego, podobną do faktury, jednak jest uproszczony i nie zawiera podatku VAT, co czyni go wygodnym rozwiązaniem dla osób, które nie są zobowiązane do pełnej księgowości. Wystawianie rachunku jest szczególnie przydatne w przypadku jednorazowych zleceń, małych usług czy sprzedaży okazjonalnej, gdzie formalności powinny być zminimalizowane.

Aby wystawić rachunek jako osoba fizyczna, należy uwzględnić kilka kluczowych informacji, które pozwolą na pełne udokumentowanie transakcji. Przede wszystkim rachunek musi zawierać imiona i nazwiska zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy, co pozwala na precyzyjne określenie stron dokonujących wymiany handlowej. W dalszej kolejności należy podać adresy obu stron, co jest wymagane do jasnego zidentyfikowania uczestników transakcji. Kluczowym elementem rachunku jest także data jego wystawienia, która pozwala ustalić, kiedy dokładnie miała miejsce dana transakcja.

Rachunek powinien również posiadać unikalny numer, umożliwiający jego identyfikację i odnalezienie w przyszłości, gdyby zaistniała potrzeba weryfikacji transakcji. Kolejnym ważnym elementem jest dokładny opis przedmiotu transakcji, który powinien obejmować ilość sprzedanych towarów lub wykonanych usług, aby jasno określić, co było przedmiotem sprzedaży. Następnie, należy podać ceny jednostkowe dla każdej pozycji, co ułatwia obliczenie ostatecznej kwoty należności.

Całkowita suma do zapłaty, znajdująca się na rachunku, stanowi końcową kwotę, jaką nabywca jest zobowiązany uiścić na rzecz sprzedawcy. W przeciwieństwie do faktur VAT, rachunki nie wymagają podawania numerów NIP stron ani stawek podatku VAT, co sprawia, że ich wystawianie jest prostsze i szybsze. Rachunki nie zawierają informacji o VAT, co jest dodatkową zaletą dla osób fizycznych, które nie są płatnikami tego podatku i nie muszą prowadzić pełnych rozliczeń podatkowych.

Checklista poprawnego dokumentu

Przed wysyłką sprawdź: unikalny numer, datę wystawienia, dane stron, opis świadczenia, ilość/j.m., ceny jednostkowe, sumę do zapłaty. Dla porządku rozważ wprowadzenie własnej serii numeracyjnej (np. R/2025/08/001). Możesz przechowywać dokumentację w chmurze — łatwiej potem udowodnić wydania towaru/wykonanie usługi.

Dlaczego osoba fizyczna potrzebuje wystawiać fakturę VAT?

Osoby fizyczne często potrzebują wystawić fakturę VAT, aby spełnić wymagania swoich klientów, którzy chcą wrzucić koszty zlecenia w koszty prowadzenia firmy. Jest to szczególnie istotne dla osób, które dorabiają na umowach cywilnoprawnych i napotykają klientów biznesowych wymagających faktury VAT do swoich księgowości.

Każda osoba, która w jakikolwiek sposób sprzedaje swoje produkty lub usługi, ale nie chce zakładać działalności gospodarczej ze względu na formalności i związane z tym koszty, również staje przed potrzebą wystawienia faktury VAT. Koszty prowadzenia działalności gospodarczej, takie jak składki ZUS i podatki, mogą być znaczącym obciążeniem, zwłaszcza dla osób z mniejszym przychodem, który nie pokrywa w całości tych kosztów. W takich przypadkach rejestrowanie działalności gospodarczej może okazać się nieopłacalne. W rezultacie, wiele osób decyduje się nie realizować zleceń lub usług, aby uniknąć zakładania działalności gospodarczej.

Przykład: Tomek jest fotografem i jednocześnie pracuje na etacie. Udało mu się pozyskać zlecenie płatne 2000 zł, ale klient wymaga wystawienia faktury VAT. Tomek już zrealizował zlecenia w ramach działalności nierejestrowanej w danym miesiącu i przyjmując to zlecenie, przekroczyłby limit dochodów, co zmusiłoby go do założenia jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG). Koszty prowadzenia działalności na starcie, nawet z uwzględnieniem ulgi mały ZUS, wyniosłyby około 1000 złotych. Ze względu na niepewność co do przyszłych zleceń, Tomek decyduje się nie zakładać JDG i unika związanych z nią kosztów, rezygnując tym samym z potencjalnego zlecenia. Tomek nie wie, że w tej sytuacji powinien wystawić fakturę przez Bizky.

Umowy cywilnoprawne a dokumentowanie sprzedaży

Przy zleceniach na podstawie umów cywilnoprawnych często liczy się forma dokumentu: firmy wolą fakturę (najlepiej VAT). Gdy nie chcesz zakładać JDG, rozwiązaniem jest wystawienie dokumentu przez Bizky — kontrahent otrzyma fakturę VAT, a Ty unikniesz kosztów stałych i formalności, które zwykle powodują rezygnację ze zleceń.