10.06.2024 b2b

Wystawianie faktur VAT przez osoby fizyczne, które nie prowadzą zarejestrowanej działalności gospodarczej, może wydawać się na pierwszy rzut oka skomplikowanym zagadnieniem, szczególnie w kontekście obowiązujących przepisów podatkowych i regulacji prawnych. Jednak istnieją określone normy prawne, które umożliwiają takim osobom wystawianie faktur, pod pewnymi warunkami. Zrozumienie tych zasad jest kluczowe, zwłaszcza dla freelancerów, osób pracujących na umowy cywilnoprawne, artystów, czy innych podmiotów, które wykonują różnorodne usługi bez formalnego zakładania firmy. Warto wiedzieć, kiedy i w jaki sposób można to zrobić, aby działać zgodnie z prawem i uniknąć ewentualnych problemów z organami podatkowymi.

Osoba fizyczna, która nie prowadzi zarejestrowanej działalności gospodarczej, może wystawić fakturę VAT, ale tylko w pewnych określonych sytuacjach. Zasadniczo, zgodnie z polskim prawem, faktury mogą być wystawiane przez osoby prowadzące działalność gospodarczą, jednak od tej reguły istnieją wyjątki. Jednym z nich jest działalność wykonywana osobiście, taka jak działalność twórcza, artystyczna czy inne zlecenia realizowane na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowy o dzieło czy umowy zlecenie. W takich przypadkach, jeśli osoba fizyczna jest zarejestrowana jako podatnik VAT i świadczy usługi, które podlegają opodatkowaniu VAT, może wystawić fakturę VAT.

Należy jednak pamiętać, że wystawienie faktury VAT przez osobę fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej, wiąże się z koniecznością spełnienia pewnych formalności, takich jak rejestracja do VAT w urzędzie skarbowym. Osoba taka staje się tzw. czynnym podatnikiem VAT, co oznacza, że musi prowadzić odpowiednią ewidencję, rozliczać VAT oraz składać deklaracje podatkowe.

Platformy takie jak Bizky wychodzą naprzeciw potrzebom osób fizycznych, które chcą legalnie rozliczać swoje zlecenia i wystawiać faktury VAT, bez konieczności zakładania działalności gospodarczej. Dzięki usługom oferowanym przez Bizky, freelancerzy i inne osoby świadczące usługi mogą korzystać z uproszczonej procedury, która pozwala im na szybkie i wygodne wystawienie faktury VAT. Bizky działa jako pośrednik, który umożliwia osobom fizycznym legalne i zgodne z prawem rozliczanie swoich usług, dbając o wszystkie formalności związane z wystawianiem faktur VAT i rozliczaniem podatku. Dzięki temu osoby te mogą skoncentrować się na wykonywaniu swojej pracy, nie martwiąc się o skomplikowane procedury podatkowe.

W efekcie, możliwość wystawienia faktury VAT przez osoby fizyczne, które nie prowadzą zarejestrowanej działalności gospodarczej, jest realna i możliwa do zrealizowania w oparciu o odpowiednie przepisy oraz narzędzia takie jak Bizky. To rozwiązanie staje się coraz bardziej popularne, szczególnie wśród osób, które realizują sporadyczne zlecenia lub projekty, nie chcąc przy tym formalnie rejestrować firmy. Warto jednak pamiętać, że każda sytuacja wymaga indywidualnej analizy, a korzystanie z takich usług powinno być poprzedzone zapoznaniem się z obowiązującymi przepisami oraz skonsultowaniem się z doradcą podatkowym, jeśli pojawią się jakiekolwiek wątpliwości.

Osoba fizyczna a działalność gospodarcza

Osoby fizyczne w Polsce mogą prowadzić działalność zarobkową bez konieczności rejestrowania firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Oznacza to, że mogą wykonywać różnego rodzaju prace na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło, bez formalnego zakładania działalności gospodarczej. Takie umowy są powszechnie stosowane w przypadku prac jednorazowych lub okazjonalnych, które nie spełniają kryteriów ustawowych dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej, jak np. prowadzenie działalności w sposób zorganizowany i ciągły.

W praktyce oznacza to, że osoba fizyczna może świadczyć usługi lub dostarczać produkty, nie będąc przedsiębiorcą. Jednak w sytuacjach, gdy zleceniodawca, z którym współpracuje taka osoba, prosi o wystawienie faktury VAT, może pojawić się pewna niejasność dotycząca tego, czy osoba fizyczna ma do tego prawo.

Zasadniczo, osoba fizyczna, która nie jest zarejestrowana w CEIDG jako przedsiębiorca, nie może wystawiać faktur VAT. Faktura VAT jest dokumentem, który mogą wystawiać jedynie podatnicy VAT, a więc osoby lub podmioty prowadzące działalność gospodarczą i zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT. Wystawianie faktur VAT wiąże się z koniecznością rozliczania podatku od towarów i usług, co jest obowiązkiem przedsiębiorców.

Jeśli jednak osoba fizyczna chce wystawić dokument potwierdzający wykonanie usługi lub dostarczenie towaru, może wystawić rachunek, który nie zawiera podatku VAT. Rachunek taki pełni funkcję dowodu księgowego, podobnie jak faktura, ale jest on dedykowany osobom, które nie prowadzą działalności gospodarczej i nie są podatnikami VAT.

Warto również zaznaczyć, że osoby fizyczne, które regularnie świadczą usługi lub sprzedają towary na większą skalę, mogą być zobligowane do rejestracji działalności gospodarczej, jeśli ich działalność spełnia kryteria ustawowe. W takim przypadku, po zarejestrowaniu działalności w CEIDG, osoba fizyczna zyskuje prawo do wystawiania faktur VAT i staje się podatnikiem VAT, jeśli jej obroty przekraczają określony limit lub jeśli zdecyduje się na dobrowolną rejestrację do VAT.

Faktura VAT bez rejestracji firmy

Aby wystawić fakturę VAT, osoba fizyczna musi spełnić kilka kluczowych wymagań, w tym zarejestrowanie się jako podatnik VAT poprzez złożenie odpowiedniego formularza VAT-R w urzędzie skarbowym. Proces ten jest niezbędny, aby uzyskać formalny status podatnika VAT, który uprawnia do wystawiania faktur VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. Rejestracja ta jest obowiązkowa dla osób, które prowadzą działalność gospodarczą, i obejmuje różne etapy, takie jak uzyskanie numeru NIP oraz złożenie odpowiednich deklaracji podatkowych.

Należy jednak zaznaczyć, że nie każda osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą musi być płatnikiem VAT. Osoby te mogą skorzystać ze zwolnienia z VAT, jeśli spełniają określone warunki. Jednym z głównych kryteriów zwolnienia jest nieprzekroczenie rocznego limitu przychodów, który obecnie wynosi 200 tysięcy złotych. Oznacza to, że jeśli roczne przychody osoby fizycznej z tytułu prowadzonej działalności nie przekroczą tej kwoty, mogą one uniknąć obowiązku rejestracji jako podatnik VAT i tym samym nie muszą wystawiać faktur VAT.

Dodatkowo, pewne rodzaje działalności są z mocy prawa zwolnione z VAT, niezależnie od wysokości osiąganych przychodów. Przykłady takich działalności to niektóre usługi edukacyjne, takie jak kursy językowe, oraz usługi medyczne, w tym opieka zdrowotna świadczona przez lekarzy i pielęgniarki. W praktyce oznacza to, że osoby prowadzące tego typu działalność mogą świadczyć usługi bez konieczności rejestrowania się jako płatnik VAT i bez wystawiania faktur VAT, co znacząco upraszcza prowadzenie działalności i zmniejsza obciążenia administracyjne.

Rachunki jako alternatywa dla faktur

Rachunki jako alternatywa dla faktur VAT są stosowane głównie przez osoby fizyczne, które nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT, a ich działalność nie podlega obowiązkowi rozliczania tego podatku. Wystawianie rachunków jest prostszą i mniej sformalizowaną formą dokumentowania sprzedaży towarów lub świadczenia usług, co czyni je wygodnym narzędziem dla małych przedsiębiorców, freelancerów czy osób prowadzących działalność gospodarczą na niewielką skalę. W przypadku takich osób, rachunek stanowi pełnoprawny dokument potwierdzający transakcję handlową.

Rachunek, podobnie jak faktura VAT, musi zawierać określone informacje, które są istotne dla prawidłowego przebiegu transakcji. Do podstawowych danych, które muszą znaleźć się na rachunku, zaliczają się:

• imiona i nazwiska sprzedawcy oraz nabywcy, co pozwala na identyfikację stron transakcji,
• adresy obu stron, które są niezbędne w celu precyzyjnego określenia podmiotów dokonujących wymiany handlowej,
• data wystawienia rachunku, wskazująca, kiedy dokument został sporządzony,
• numer rachunku, który służy do identyfikacji dokumentu i umożliwia jego łatwe odnalezienie w przyszłości,
• szczegóły dotyczące przedmiotu transakcji, takie jak ilość sprzedanych towarów lub wykonanych usług, co zapewnia jasność co do tego, co było przedmiotem sprzedaży,
• ceny jednostkowe sprzedanych towarów lub usług, które pomagają w zrozumieniu, jak została obliczona całkowita kwota należności,
• suma do zapłacenia, czyli ostateczna kwota, jaką nabywca zobowiązany jest uiścić na rzecz sprzedawcy.

W przeciwieństwie do faktur VAT, rachunki są znacznie uproszczone i nie wymagają podawania dodatkowych informacji, takich jak numery NIP stron transakcji czy stawki podatku VAT. Dzięki temu ich sporządzenie zajmuje mniej czasu i jest łatwiejsze dla osób, które nie są zobowiązane do stosowania pełnej księgowości. Brak konieczności rozliczania VAT-u oznacza także, że na rachunku nie pojawiają się informacje o tym podatku, co może być dodatkową korzyścią dla małych firm, które nie muszą uwzględniać go w swoich rozliczeniach.

Rachunki są popularnym rozwiązaniem w przypadku transakcji pomiędzy osobami prywatnymi oraz w niektórych formach działalności gospodarczej, gdzie formalności związane z fakturami VAT mogą być zbędnym obciążeniem. W wielu przypadkach, rachunki w zupełności wystarczają do udokumentowania sprzedaży lub wykonanej usługi, zapewniając jednocześnie przejrzystość i prostotę w rozliczeniach.

Działalność nierejestrowana

Forma prowadzenia działalności gospodarczej dostępna dla osób fizycznych, która pozwala na wykonywanie drobnych usług lub sprzedaży towarów bez konieczności rejestracji firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Aby móc skorzystać z tej formy działalności, konieczne jest spełnienie określonych warunków. Przede wszystkim, miesięczny przychód z działalności nierejestrowanej nie może przekroczyć 75% minimalnego wynagrodzenia brutto obowiązującego w danym roku kalendarzowym. Przekroczenie tego limitu obliguje do zarejestrowania działalności gospodarczej.

Kolejnym istotnym wymogiem jest to, że osoba, która chce prowadzić działalność nierejestrowaną, nie mogła prowadzić działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy przed rozpoczęciem działalności nierejestrowanej. Warunek ten ma na celu umożliwienie startu w biznesie osobom, które nie mają dużego doświadczenia lub chcą spróbować swoich sił w małej skali, bez konieczności ponoszenia kosztów związanych z formalną rejestracją firmy.

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mogą wystawiać rachunki lub faktury, jednakże nie są one płatnikami podatku VAT, co oznacza, że na wystawianych dokumentach nie muszą wykazywać tego podatku. Ważne jest jednak, aby pamiętać, że mimo braku obowiązku rejestracji firmy, dochody uzyskane z działalności nierejestrowanej podlegają opodatkowaniu. Osoba prowadząca taką działalność jest zobowiązana do uwzględnienia uzyskanych przychodów w rocznym zeznaniu podatkowym PIT, a także do zapłaty należnego podatku dochodowego od osób fizycznych.

Działalność nierejestrowana stanowi korzystną opcję dla osób, które chcą dorobić do swojego dochodu lub przetestować pomysł na biznes bez ponoszenia ryzyka związanego z pełną formalizacją działalności. Jednakże, aby móc w pełni korzystać z tej możliwości, warto dokładnie zapoznać się z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz regularnie monitorować wysokość swoich przychodów, aby nie przekroczyć ustawowego limitu, co mogłoby wiązać się z koniecznością rejestracji działalności gospodarczej i ponoszeniem związanych z tym obowiązków.

Dlaczego osoba fizyczna potrzebuje wystawiać fakturę VAT?

Osoby fizyczne często potrzebują wystawić fakturę VAT, aby spełnić wymagania swoich klientów, którzy chcą wrzucić koszty zlecenia w koszty prowadzenia firmy. Jest to szczególnie istotne dla osób, które dorabiają na umowach cywilnoprawnych i napotykają klientów biznesowych wymagających faktury VAT do swoich księgowości.

Każda osoba, która w jakikolwiek sposób sprzedaje swoje produkty lub usługi, ale nie chce zakładać działalności gospodarczej ze względu na formalności i związane z tym koszty, również staje przed potrzebą wystawienia faktury VAT. Koszty prowadzenia działalności gospodarczej, takie jak składki ZUS i podatki, mogą być znaczącym obciążeniem, zwłaszcza dla osób z mniejszym przychodem, który nie pokrywa w całości tych kosztów. W takich przypadkach rejestrowanie działalności gospodarczej może okazać się nieopłacalne. W rezultacie, wiele osób decyduje się nie realizować zleceń lub usług, aby uniknąć zakładania działalności gospodarczej.

Przykład: Tomek jest fotografem i jednocześnie pracuje na etacie. Udało mu się pozyskać zlecenie płatne 2000 zł, ale klient wymaga wystawienia faktury VAT. Tomek już zrealizował zlecenia w ramach działalności nierejestrowanej w danym miesiącu i przyjmując to zlecenie, przekroczyłby limit dochodów, co zmusiłoby go do założenia jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG). Koszty prowadzenia działalności na starcie, nawet z uwzględnieniem ulgi mały ZUS, wyniosłyby około 1000 złotych. Ze względu na niepewność co do przyszłych zleceń, Tomek decyduje się nie zakładać JDG i unika związanych z nią kosztów, rezygnując tym samym z potencjalnego zlecenia. Tomek nie wie, że w tej sytuacji powinien wystawić fakturę przez Bizky.

Wystawianie faktur z Bizky

Jeśli osoba fizyczna chce wystawiać faktury VAT bez konieczności rejestrowania firmy, może skorzystać z nowoczesnego rozwiązania, jakim jest  Bizky. Ten innowacyjny portal dedykowany jest freelancerom oraz osobom, które chcą świadczyć usługi lub sprzedawać produkty, unikając przy tym złożonych formalności związanych z rejestracją działalności gospodarczej. Bizky umożliwia wystawianie faktur VAT w sposób zgodny z przepisami prawa, jednocześnie dbając o wszystkie aspekty prawne i podatkowe związane z takimi transakcjami.

Działalność Bizky polega na tym, że serwis pełni rolę pośrednika pomiędzy freelancerem a jego klientem. Dzięki temu freelancer nie musi samodzielnie zajmować się formalnościami związanymi z zawieraniem umów, wystawianiem faktur czy rozliczeniami podatkowymi. Zamiast tego, Bizky jako podmiot trzeciorzędny formalizuje umowę, która jest zawierana zarówno z klientem, jak i z freelancerem. W praktyce oznacza to, że wszystkie formalności są realizowane przez Bizky, co znacząco ułatwia proces rozliczeń i jednocześnie zabezpiecza płatności.

Jedną z największych zalet korzystania z Bizky jest fakt, że osoba korzystająca z serwisu nie prowadzi działalności gospodarczej w tradycyjnym sensie, a jednocześnie ma możliwość wystawiania faktur VAT bez jakichkolwiek ograniczeń dotyczących wysokości przychodów. To szczególnie korzystne rozwiązanie dla osób, które nie chcą bądź nie mogą prowadzić zarejestrowanej działalności gospodarczej, a jednak pragną zachować pełną legalność swoich działań oraz możliwość wystawiania faktur VAT, które są często wymagane przez klientów biznesowych.

Dodatkową korzyścią jest brak obowiązku opłacania składek na ZUS, co jest istotnym aspektem dla osób, które chcą uniknąć wysokich kosztów stałych związanych z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej. W ten sposób Bizky umożliwia osobom fizycznym pełne wykorzystanie potencjału pracy na własny rachunek, bez obaw o formalności podatkowe czy koszty związane z rejestracją firmy. Dzięki temu, osoby korzystające z Bizky mogą skoncentrować się na rozwijaniu swojej działalności, jednocześnie czerpiąc korzyści z elastyczności i bezpieczeństwa.