26.05.2025 Бизнес инкубатор

Рахунок-фактура ПДВ є одним із ключових документів у системі оподаткування України, який використовується для підтвердження суми податку на додану вартість, що підлягає сплаті або відшкодуванню. Виставлення рахунків з ПДВ є важливим етапом у веденні бізнесу, особливо для платників ПДВ, оскільки він забезпечує правильний облік ПДВ та виконує роль підтвердження операцій між контрагентами. Розуміння того, що таке рахунок-фактура ПДВ, кому і коли її потрібно виставляти, а також усіх нюансів, що пов’язані з цим процесом, допоможе підприємцям правильно організувати свою діяльність і уникнути штрафних санкцій.

Хто може виставляти рахунок-фактуру ПДВ

Виставляти рахунок-фактуру ПДВ мають право лише ті юридичні особи або фізичні особи-підприємці, які є платниками податку на додану вартість відповідно до українського законодавства. Щоб стати платником ПДВ, підприємство або особа повинні пройти процедуру реєстрації у відповідних органах Державної податкової служби України. Це передбачає подання відповідних документів, зокрема заяви та фінансову звітність, а також підтвердження оборотів, що перевищують встановлений законом ліміт. Після реєстрації у статусі платника ПДВ, особа отримує право виставляти рахунки-фактури з ПДВ, що є обов’язковим для будь-яких операцій, пов’язаних із продажем товарів і послуг, які підпадають під обов’язкову оплату цього податку. Важливо пам’ятати, що для правильного обліку ПДВ та уникнення штрафів слід точно дотримуватися всіх вимог щодо оформлення документів та їх обліку, що є ключовою складовою роботи платника ПДВ.

Що міститься у рахунку-фактурі ПДВ

Рахунок-фактура ПДВ — це документ, який має чіткий і структурований вигляд та містить важливу інформацію, необхідну для підтвердження операції та правильного обчислення й сплати податку. У ньому обов’язково вказуються дані продавця та покупця, їх ідентифікаційні номери, назва товарів або послуг, їх кількість і ціна, а також суми без ПДВ і з урахуванням ПДВ. Особливу увагу слід звернути на правильність заповнення реквізитів, таких як дата виставлення, номер рахунку-фактури, код за ЄДРПОУ або інший відповідний ідентифікаційний код, а також ставка ПДВ і сума податку. Крім того, у документі обов’язково мають бути зазначені підписи відповідальних осіб та печатки, якщо це передбачено законодавством. Важливим аспектом є також додавання електронної копії або сканованого варіанту рахунку, оскільки сучасне ведення бухгалтерського обліку все більше орієнтоване на електронний документообіг. Правильне оформлення рахунку-фактури з ПДВ дозволяє не лише уникнути штрафів, а й забезпечує прозорість та легальність господарських операцій у системі B2B та B2C.

Як виставити рахунок-фактуру ПДВ без реєстрації компанії

Згідно з українським законодавством, виставлення рахунків-фактур з ПДВ без реєстрації як платника ПДВ зазвичай не допускається, оскільки цей документ є підтвердженням сплати податку, а відповідно, для його виставлення потрібно бути зареєстрованим платником ПДВ. Але існують ситуації, коли підприємці, що працюють у сфері фрілансінгу або надають послуги B2B, можуть використовувати альтернативні документи, такі як видаткові накладні або акти виконаних робіт без ПДВ. Важливо пам’ятати, що без реєстрації в якості платника ПДВ, виставляти рахунки-фактури з ПДВ за законодавством не дозволено, і порушення цієї вимоги може спричинити штрафи. Тому для фрілансерів, які прагнуть вести легальний бізнес і мати можливість виставляти рахунки з ПДВ, рекомендується пройти процедуру реєстрації, що дозволить їм використовувати цей документ у своїй діяльності та забезпечить більш високий рівень довіри з боку клієнтів.

Переваги використання Bizky для фрілансерів

Платформа Bizky Freelance і Bizky Prime створена спеціально для фрілансерів і малих підприємців, які шукають зручні рішення для ведення бухгалтерського обліку і виставлення документів. Використання цих сервісів має низку переваг, зокрема, автоматизацію процесів виставлення рахунків, зручний інтерфейс для формування та збереження документів, а також інтеграцію з системами податкової служби України. Завдяки Bizky фрілансери можуть легко створювати рахунки-фактури з ПДВ або без нього, вести облік документів бухгалтерського обліку та контролювати свої фінансові операції. Це особливо актуально для тих, хто працює у сегменті B2B, оскільки правильне оформлення документів відкриває шлях до співпраці з великими компаніями та гарантує відповідність усім законодавчим вимогам. Крім того, сервіс допомагає уникнути поширених помилок, які допускають новачки, і зменшує ризик штрафів за неправильне оформлення документації.

Відмінності між рахунком-фактурою з ПДВ та без ПДВ

Основна різниця між рахунком-фактурою з ПДВ і без ПДВ полягає у тому, що перший містить інформацію про суму податку на додану вартість, що підлягає сплаті або відшкодуванню. У такому документі обов’язково зазначаються ставка ПДВ і сума податку, що дозволяє покупцю або клієнту точно знати, скільки вони сплачують додатково у вигляді ПДВ. Рахунки без ПДВ, навпаки, використовуються для операцій, що не підлягають оподаткуванню або коли платник ПДВ ще не зареєстрований, або ж у разі звільнення від ПДВ згідно з законодавством. Важливо враховувати, що у разі переходу на статус платника ПДВ, необхідно переробити всі попередні рахунки, щоб вони відповідали новим вимогам. Вибір між цими двома типами документів залежить від статусу підприємця і характеру операцій, тому важливо чітко розуміти свої обов’язки та можливості у контексті українського законодавства.

Коли необхідно реєструватися як платник ПДВ

Реєстрація як платника ПДВ є обов’язковою для підприємців, у яких обіг упродовж календарного року перевищує встановлений законодавством ліміт — на даний момент це 1 млн гривень. Крім того, реєстрація потрібна у разі, якщо підприємство має намір здійснювати імпорт або експорт товарів і послуг, або ж планує працювати з великими компаніями, які вимагають виставлення рахунків із ПДВ. Таке рішення дає можливість отримувати податковий кредит та відшкодування ПДВ, що є суттєвою перевагою для бізнесу. Важливо також врахувати, що наявність статусу платника ПДВ зобов’язує підприємця вести більш складний бухгалтерський облік і подавати щомісячну або квартальну звітність до податкових органів. Тому перед прийняттям рішення про реєстрацію рекомендується оцінити свої можливості та консультації з бухгалтером або податковим консультантом, щоб уникнути непорозумінь і штрафів.

Поширені помилки при виставленні рахунків-фактур ПДВ

Виставлення рахунків-фактур ПДВ — процес досить відповідальний і вимагає точності та уваги до деталей. Однією з поширених помилок є неправильне заповнення реквізитів, зокрема помилки у даті, номері або кодах, що може призвести до відмови податкових органів прийняти документ. Інша поширена проблема — неправильне визначення ставки ПДВ або невірне обчислення суми податку, що спричиняє помилки у звітності і можливі штрафи. Також нерідко підприємці допускають помилки у відомостях про продавця або покупця, наприклад, неправильний ідентифікаційний код або назва компанії, що може ускладнити підтвердження операції. Важливо пам’ятати, що будь-які допущені помилки можуть спричинити штрафні санкції або додаткові перевірки. Тому рекомендується використовувати сучасні системи автоматизації для формування рахунків і періодично перевіряти їх правильність, а при виникненні сумнівів — консультуватися з бухгалтером або податковим фахівцем для уникнення неприємних наслідків.