08.04.2025

EOR

VAT-R

VAT-R – co to jest, jak go wypełnić i kiedy należy go złożyć?

Formularz VAT-R to dokument, który przedsiębiorca musi złożyć w celu zarejestrowania swojej działalności gospodarczej jako podatnik VAT. Jest to obowiązkowy formularz dla wszystkich firm, które przekroczyły określony próg przychodu lub wykonują określone rodzaje działalności gospodarczej, które wymagają rejestracji w systemie VAT. Rejestracja do VAT umożliwia przedsiębiorcy legalne wystawianie faktur z naliczonym VAT, a także odliczanie VAT-u od zakupów związanych z działalnością gospodarczą.

W Polsce formularz VAT-R jest składany w urzędzie skarbowym lub za pośrednictwem platformy ePUAP lub systemu e-Deklaracje. Wymóg złożenia VAT-R wiąże się z koniecznością zarejestrowania się jako podatnik VAT, co ma na celu umożliwienie przedsiębiorcom rozliczania się z VAT-em w sposób zgodny z przepisami prawa.

Kiedy przedsiębiorca musi złożyć VAT-R?

Formularz VAT-R należy złożyć w następujących przypadkach:

Przy rozpoczęciu działalności gospodarczej – Przedsiębiorca, który zakłada firmę, może od razu zdecydować się na rejestrację do VAT, jeśli przewiduje, że będzie świadczyć usługi lub sprzedawać towary objęte VAT. Złożenie VAT-R w tym przypadku pozwala przedsiębiorcy na wystawianie faktur z VAT oraz odliczanie VAT-u z zakupów. Termin złożenia VAT-R w tym przypadku to 7 dni od rozpoczęcia działalności.
Przekroczenie progu 200 000 zł przychodu – Przedsiębiorca, który osiągnął przychody przekraczające 200 000 zł w danym roku podatkowym, ma obowiązek rejestracji do VAT. Po przekroczeniu tego progu, przedsiębiorca musi zgłosić się do urzędów skarbowych w terminie 7 dni od przekroczenia progu.
Przy rozpoczęciu określonej działalności – Jeśli przedsiębiorca planuje rozpoczęcie działalności objętej obowiązkową rejestracją do VAT, np. sprzedaży nieruchomości, świadczenia usług finansowych czy działalności związanej z importem, rejestracja do VAT jest wymagana bez względu na osiągane przychody.

Jak wypełnić formularz VAT-R?

Formularz VAT-R składa się z kilku kluczowych sekcji, które należy uzupełnić. Wśród nich znajdziemy:

Część A – dane identyfikacyjne podatnika: Przedsiębiorca musi podać swoje dane, w tym imię, nazwisko, numer NIP, adres siedziby firmy oraz inne dane kontaktowe. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, konieczne będzie również podanie numeru REGON, jeśli przedsiębiorca jest zarejestrowany w tym systemie.
Część B – dane dotyczące działalności: Tutaj przedsiębiorca określa rodzaj wykonywanej działalności gospodarczej, np. sprzedaż towarów objętych VAT, usługi doradcze itp. Należy także wskazać, czy działalność będzie podlegać pełnej rejestracji VAT, czy przedsiębiorca będzie korzystać ze zwolnienia z VAT.
Część C – dane kontaktowe: Należy podać numer konta bankowego, na który przedsiębiorca będzie otrzymywał ewentualne zwroty VAT-u.
Część D – dane o systemie VAT: W tej części przedsiębiorca wskazuje, czy będzie wystawiał faktury VAT, jak będzie rozliczał VAT oraz czy będzie odliczał VAT od zakupów związanych z działalnością gospodarczą.

Warto pamiętać, że rejestracja do VAT wiąże się z obowiązkiem składania deklaracji VAT oraz prowadzeniem ewidencji VAT, a także z regularnymi obowiązkami podatkowymi, takimi jak płacenie VAT-u na rzecz urzędów skarbowych.

Kiedy należy złożyć VAT-R?

Złożenie formularza VAT-R należy wykonać:

Przed rozpoczęciem działalności, w przypadku przedsiębiorcy, który planuje wykonywać usługi objęte VAT.
W terminie 7 dni od przekroczenia progu 200 000 zł, jeśli przedsiębiorca przekroczy ten próg w trakcie roku podatkowego.
W przypadku działalności wymagających rejestracji VAT, jak np. sprzedaż nieruchomości czy usługi finansowe.

Brak rejestracji VAT wiąże się z poważnymi konsekwencjami, w tym karami finansowymi, a także obowiązkiem zapłaty zaległego VAT-u.

Sposoby składania formularza VAT-R

Formularz VAT-R można złożyć na kilka sposobów:

Osobiście w urzędzie skarbowym – należy wypełnić formularz i złożyć go osobiście w odpowiednim urzędzie skarbowym.
Przesyłka pocztowa – wypełniony formularz można wysłać listem poleconym na adres właściwego urzędu skarbowego.
Elektronicznie – za pomocą platformy ePUAP, systemu e-Deklaracje lub jako załącznik do wniosku CEIDG, jeśli składany jest jednocześnie wniosek o wpis lub zmianę wpisu w CEIDG.
Jak złożyć formularz VAT-R online?
Aby złożyć formularz VAT-R online, przedsiębiorca powinien skorzystać z jednej z dostępnych platform elektronicznych:
e-Deklaracje: System Ministerstwa Finansów umożliwiający przesyłanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną. Wymaga on posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.
ePUAP: Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej, która pozwala na składanie dokumentów urzędowych online. Wymaga posiadania profilu zaufanego.
CEIDG: Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej umożliwia przedsiębiorcom jednoczesne zgłoszenie się do VAT podczas rejestracji firmy. Formularz VAT-R można złożyć bezpośrednio poprzez portal CEIDG.
Krok po kroku: Jak złożyć VAT-R online przez e-Deklaracje?
Przygotowanie danych: Zgromadź wszystkie niezbędne informacje, takie jak NIP, REGON, dane kontaktowe oraz informacje dotyczące prowadzonej działalności.
Dostęp do systemu e-Deklaracje: Wejdź na stronę e-Deklaracje i wybierz opcję “Złóż nową deklarację”.
Wybór formularza: Wybierz formularz VAT-R z listy dostępnych deklaracji.
Wypełnienie formularza: Uzupełnij wszystkie wymagane pola, zwracając szczególną uwagę na dane identyfikacyjne oraz informacje dotyczące działalności gospodarczej.
Podpisanie deklaracji: Zatwierdź formularz za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.
Wysłanie deklaracji: Po podpisaniu, wyślij formularz do urzędu skarbowego. Otrzymasz urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), które jest dowodem złożenia deklaracji.

Kiedy złożyć VAT-R?

Formularz VAT-R należy złożyć:

Przed rozpoczęciem sprzedaży opodatkowanej VAT: Jeśli planujesz rozpocząć działalność objętą VAT, formularz powinien być złożony przed dniem rozpoczęcia sprzedaży.
W terminie 7 dni od przekroczenia progu obrotów: Jeśli Twoje roczne obroty przekroczyły 200 000 zł, masz obowiązek zarejestrowania się jako podatnik VAT w ciągu 7 dni od przekroczenia tego progu.

Kto musi zarejestrować się do VAT?

Przedsiębiorca ma obowiązek zarejestrowania się jako podatnik VAT, chyba że:

Zwolnienie podmiotowe: Twoja sprzedaż nie przekracza limitu 200 000 zł rocznie.
Zwolnienie przedmiotowe: Sprzedajesz wyłącznie towary i usługi zwolnione z VAT.

W pozostałych przypadkach konieczne jest złożenie formularza VAT-R w celu rejestracji do VAT.

Kiedy urząd może odmówić rejestracji?

Naczelnik urzędu skarbowego może odmówić rejestracji jako podatnik VAT, jeśli:

Dane podane w zgłoszeniu są niezgodne z prawdą.
Podmiot wnioskujący o rejestrację nie istnieje.
Nie można skontaktować się z podmiotem lub jego pełnomocnikiem mimo podjętych prób.
Podmiot lub jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego.

Rejestracja VAT-UE

Jeśli planujesz handel z firmami z UE, powinieneś dokonać rejestracji jako podatnik VAT-UE. Rejestracja ta pozwala na uniknięcie płacenia obcego podatku VAT naliczonego przez kontrahentów zagranicznych lub obciążania ich polskim podatkiem. Rejestracji dokonuje się na formularzu VAT-R, a potwierdzenie nadania numeru VAT-UE otrzymasz na formularzu VAT-5UE.

Korzyści z rejestracji VAT

Rejestracja jako podatnik VAT umożliwia:

Odliczanie VAT od zakupów: Możliwość odliczenia podatku VAT zapłaconego przy zakupie towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą.
Wystawianie faktur VAT: Prawo do wystawiania faktur z naliczonym VAT, co jest istotne w obrocie z innymi podatnikami VAT.
Uczestnictwo w obrocie wewnątrzwspólnotowym: Możliwość dokonywania transakcji z kontrahentami z innych krajów UE bez konieczności naliczania VAT.

Opłata za rejestrację VAT

Złożenie deklaracji VAT-R jest bezpłatne. Przedsiębiorca może uzyskać zaświadczenie o dokonanej rejestracji VAT, jednak wiąże się to z uiszczeniem opłaty w wysokości 170 zł.

Aktualizacja danych w VAT-R

W przypadku zmiany danych, takich jak adres siedziby czy dane kontaktowe, przedsiębiorca jest zobowiązany do złożenia aktualizacji formularza VAT-R. Należy to zrobić w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany. W formularzu aktualizacyjnym wypełnia się dodatkowe pola, takie jak:

Pozycja 8: wskazanie zakresu zmian (np. zmiana danych identyfikacyjnych, zmiana formy opodatkowania).
Pozycja 9: podanie nowych danych, które uległy zmianie.

Rezygnacja ze zwolnienia z VAT

Przedsiębiorcy, którzy korzystali ze zwolnienia z VAT, mogą zdecydować się na rezygnację z tego zwolnienia. W tym celu składają aktualizację formularza VAT-R, w której:

W pozycji 8 zaznaczają odpowiednią zmianę statusu VAT.
W pozycji 9 podają datę, od której rezygnacja ze zwolnienia obowiązuje.

Powrót do zwolnienia z VAT

Jeśli przedsiębiorca chce powrócić do zwolnienia z VAT, musi spełnić określone warunki, takie jak:

Obrót: w roku bieżącym oraz poprzednim obrót nie przekroczył 200 000 zł.
Rodzaj czynności: nie wykonuje czynności wyłączonych ze zwolnienia (np. dostawa niektórych towarów luksusowych).
Termin: minął co najmniej rok od momentu, gdy utracił prawo do zwolnienia.

Aby skorzystać ze zwolnienia, składa się aktualizację VAT-R, w której:

W pozycji 8 zaznacza się odpowiednią zmianę statusu VAT.
W pozycji 9 podaje datę powrotu do zwolnienia.

Ważne uwagi

Pola ciemne w formularzu są przeznaczone do wypełnienia przez pracownika urzędu skarbowego.
Pola jasne wypełnia podatnik, używając liter drukowanych.
Formularz należy wypełniać starannie i czytelnie, aby uniknąć błędów i opóźnień w procesie rejestracji.

Jak Bizky upraszcza proces VAT?

Dzięki Bizky, przedsiębiorcy mogą całkowicie uniknąć procesu rejestracji do VAT i formalności związanych z VAT-R. Bizky to platforma, która pozwala wystawiać faktury VAT bez konieczności zakładania działalności gospodarczej ani rejestracji do VAT samodzielnie. Bizky działa jako pośrednik, który umożliwia freelancerom i przedsiębiorcom wystawianie faktur pod swoją osobowością prawną, a wszystkie formalności związane z VAT są załatwiane przez platformę.

Jak Bizky pomaga uniknąć VAT-R?

W przypadku korzystania z Bizky, przedsiębiorca lub freelancer może wystawiać faktury VAT bez konieczności zakładania działalności gospodarczej. Co więcej, Bizky automatycznie zarządza kwestiami związanymi z VAT, dzięki czemu nie trzeba zgłaszać się do urzędów skarbowych ani wypełniać formularza VAT-R. Wszystkie faktury są wystawiane pod osobowością prawną Bizky, co oznacza, że przedsiębiorcy korzystają z pełnych uprawnień podatnika VAT, bez potrzeby samodzielnej rejestracji.

Dzięki temu rozwiązaniu, freelancerzy i osoby prowadzące działalność mogą skupić się na swojej pracy, nie martwiąc się o biurokrację i skomplikowane przepisy podatkowe. Bizky upraszcza procesy księgowe, zmniejsza koszty związane z prowadzeniem działalności oraz zapewnia pełną zgodność z obowiązującymi przepisami VAT.

Korzyści z korzystania z Bizky:

Brak potrzeby rejestracji do VAT – korzystając z Bizky, przedsiębiorcy nie muszą wypełniać formularza VAT-R ani rejestrować swojej działalności w systemie VAT. Wszystkie formalności są załatwiane przez Bizky, dzięki czemu oszczędzasz czas i unikasz stresu.
Wystawianie faktur VAT bez firmy – Bizky umożliwia wystawianie faktur VAT bez konieczności zakładania działalności gospodarczej. To idealne rozwiązanie dla freelancerów, którzy chcą wystawiać faktury, ale nie chcą angażować się w formalności związane z prowadzeniem firmy.
Kompleksowa obsługa VAT – Bizky dba o wszystkie kwestie związane z VAT, takie jak naliczanie podatku, obliczanie i odprowadzanie go do urzędów skarbowych. Ty tylko wystawiasz faktury, a Bizky zajmuje się resztą.
Brak obowiązku składania deklaracji VAT – Platforma Bizky zajmuje się wszystkimi obowiązkami związanymi z deklaracjami VAT, co pozwala uniknąć dodatkowych formalności, takich jak składanie deklaracji VAT-7.
Niższe koszty startowe – Bizky to doskonałe rozwiązanie dla osób, które chcą uniknąć kosztów związanych z rejestracją działalności gospodarczej, składkami na ZUS czy utrzymaniem firmy. Dzięki Bizky, freelancerzy mogą działać legalnie, płacąc jedynie minimalne opłaty.

Przykład 1: Michał – programista z Warszawy Michał przez 2 lata prowadził jednoosobową działalność gospodarczą, jednak nie korzystał z ulg i coraz bardziej ciążyły mu obowiązki księgowe i wysokie składki ZUS. Zastanawiał się nad założeniem spółki z o.o., ale finalnie zdecydował się na Bizky. Dziś wystawia faktury przez platformę, nie płaci ZUS, a jego realny dochód netto zwiększył się o około 30%.

Przykład 2: Kasia – graficzka z Wrocławia Kasia dopiero zaczynała pracę na własny rachunek i szukała formy działalności, która nie wiązałaby się z dużymi kosztami wejścia. Dzięki Bizky Freelance mogła od razu obsługiwać klientów komercyjnych, bez konieczności rejestracji firmy. Wybrała Bizky Freelance Prime i zaczęła od razu wrzucać w koszty oprogramowanie i sprzęt, co pozwala jej dodatkowo obniżyć VAT.

Przykład 3: Agencja marketingowa Firma zatrudniająca kilkanaście osób jako freelancerów miała trudności z rozliczaniem faktur od współpracowników. Przejście na model współpracy przez Bizky uporządkowało kadry i pozwoliło wszystkim zrezygnować z JDG. Firma wystawia teraz jedną zbiorczą fakturę i obniżyła koszty administracyjne o 40%. Jeśli zakładasz spółkę tylko po to, by legalnie wystawiać faktury i unikać ZUS, Bizky Freelance może być znacznie tańszym i wygodniejszym rozwiązaniem:

wystawiasz faktury bez zakładania firmy,
rozliczasz się przez umowę o dzieło z podatkiem 6%,
w opcji Bizky Freelance Prime możesz rozliczać koszty i optymalizować VAT,
bez księgowości, KRS i skomplikowanych obowiązków.

Podsumowanie

Formularz VAT-R to obowiązkowy dokument, który należy złożyć, jeśli chcemy zarejestrować swoją działalność jako podatnik VAT. Rejestracja do VAT wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, takimi jak składanie deklaracji VAT i prowadzenie ewidencji. Jednak dzięki Bizky przedsiębiorcy i freelancerzy mogą uniknąć skomplikowanego procesu rejestracji do VAT, a zamiast tego wystawiać faktury VAT pod osobowością prawną Bizky. To proste, wygodne i oszczędne rozwiązanie, które upraszcza życie przedsiębiorcom i pozwala skupić się na rozwoju działalności, zamiast na biurokratycznych formalnościach.

Zatrudniasz pracowników? Sprawdź Bizky EOR i zobacz jak uprościć procesy kadrowe i ograniczyć zatrudnienie do jednej faktury.